Grado Superior Logística y Transporte a distancia: Integración del sistema logístico

Grado Superior Logística y Transporte a distancia: Funciones Básicas

Todos los sistemas de información logística llevan a cabo funciones básicas que son esenciales para el flujo eficiente de datos y la toma de decisiones adecuada:

1. Transferencia de Datos: Se encarga del movimiento de datos a través de la red de información, desde y hacia los puntos de procesamiento. Ejemplos incluyen la transmisión de pedidos del cliente y el envío de pedidos para el stock a centros de producción.
2. Transformación de Datos: Convierte datos en información útil para la toma de decisiones, realizando operaciones básicas de procesamiento y utilizando técnicas matemáticas y estadísticas. Esta transformación se lleva a cabo en puntos centralizados de la red de información.
3. Almacenamiento de Datos: Consiste en la creación, recuperación y mantenimiento de archivos de datos. Puede ser centralizado y permite proporcionar una dimensión temporal a la información, lo que es crucial para la toma de decisiones periódicas.

Para diseñar un sistema de información logística efectivo, es importante considerar tres factores clave:

1. Decisiones a Tomar: El diseño del sistema debe basarse en las decisiones logísticas que deben tomarse, priorizando aquellas que se toman con mayor frecuencia, como el control de inventarios o la planificación de envíos.
2. Requerimientos del Sistema de Información: Se deben tener en cuenta los impactos potenciales en el servicio al cliente y los costos logísticos al diseñar el sistema, ya que la velocidad de transferencia y transformación de datos puede afectar directamente el nivel de servicio.
3. Control sobre los Sistemas de Control: Si el sistema incluye subsistemas de decisión automática o control, es crucial diseñarlo de manera que los responsables no pierdan el control sobre ellos. Esto implica establecer controles de seguridad adicionales y asegurar la comprensión de la dirección sobre cómo opera el sistema.

La Importancia de la Logística Integral y sus Fases

La logística integral aborda los procesos internos como un bloque fundamental para garantizar la eficiencia en toda la cadena de suministro. Veamos en detalle las fases clave que componen este proceso:

Fase de Aprovisionamiento: En esta etapa, se asegura la disponibilidad de los materiales necesarios para la producción o distribución. Las funciones y tareas incluyen la búsqueda y selección de proveedores, negociación de precios, seguimiento de pedidos y gestión de existencias en almacenes. Los objetivos son abastecer al cliente con la cantidad adecuada de productos, minimizar costos de adquisición y optimizar la rentabilidad.

Fase de Producción: Aquí, los materiales adquiridos en la fase de aprovisionamiento se transforman en productos listos para la distribución. Se planifica la producción, se gestionan los recursos necesarios y se controla el proceso para garantizar la calidad y cumplir con los plazos establecidos. Los objetivos son trasladar los productos a la distribución con calidad y eficiencia, minimizar costos de producción y maximizar la rentabilidad.

Fase de Distribución: En esta fase, se lleva a cabo el traslado de los productos desde la producción hasta el cliente final. Se gestionan los almacenes, se preparan los productos para su envío y se coordinan los medios de transporte para garantizar la entrega oportuna. Los objetivos son cumplir con los plazos y modos de entrega establecidos, minimizar costos de distribución y maximizar la rentabilidad hasta la entrega al cliente.

Implantación de un Sistema ERP en la Gestión Logística

La implementación de un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) para integrar las actividades logísticas es un proceso complejo que requiere una planificación cuidadosa y una inversión significativa de tiempo y recursos. Antes de embarcarse en este proceso, es crucial considerar varios aspectos:

1. Expectativas:
   • Las expectativas generadas suelen incluir la disponibilidad de un sistema integral para todas las áreas de la empresa, información financiera y operativa en tiempo real, mejoras en los procesos y herramientas de control, reducción de costos operativos, incremento de ingresos, mejora de la eficiencia y la competitividad, entre otros.
2. Costos Asociados:
   • Los costos asociados pueden dividirse en externos (infraestructura técnica, software, servicios de consultoría) e internos (formación de personal, costos de implantación). La implantación del ERP implica una inversión significativa, tanto en términos financieros como de recursos humanos.
3. Componentes Necesarios:
   • Se deben seleccionar cuidadosamente el ERP adecuado y el hardware asociado. Es esencial considerar cómo se integrarán las personas en el proceso, incluyendo la gestión del cambio y la formación del personal. La estrategia empresarial debe estar alineada con la implementación del ERP.
4. Hardware:
   • Si bien el hardware suele ser menos problemático que otros aspectos, es importante seleccionar adecuadamente el equipo para garantizar un rendimiento óptimo. Es necesario definir claramente los requisitos del sistema para diseñar una solución que sea eficiente y rentable.
5. Procesos:
   • Los procesos deben ser redefinidos antes de la implementación del ERP para garantizar que sean compatibles con el sistema. La redefinición de procesos es crucial para lograr mejoras significativas en eficiencia y reducción de costos.
6. Otras Herramientas de Gestión:
   • Además del ERP, muchas empresas utilizan herramientas adicionales como CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes), Business Intelligence y SCM (Gestión de la Cadena de Suministro) para optimizar sus operaciones. Estas herramientas pueden integrarse con el ERP para mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente.

La implantación de un sistema ERP implica varias fases clave, que incluyen:

1. Pre-Implantación:
   • Esta fase implica un análisis exhaustivo para evaluar la viabilidad y rentabilidad de la implantación del ERP. Se definen objetivos, alcance funcional, costos totales, recursos necesarios y necesidades específicas de la organización.
2. Proyecto de Implantación:
   • Esta fase abarca desarrollos, parametrizaciones, formación y otras actividades necesarias para la implementación del ERP.

Sin embargo, es fundamental prestar atención a la fase de pre-implantación, ya que un análisis completo en esta etapa puede evitar problemas durante la implantación. Algunos aspectos clave de esta fase incluyen:

• Análisis Inicial: Evaluación profunda de la estrategia, tecnología, procesos, personas y organización de la empresa.
• Definición de Objetivos: Establecimiento de objetivos que estén alineados con la estrategia de la organización.
• Mejoras en los Procesos: Identificación y cuantificación de mejoras específicas en los procesos y la organización.
• Gestión del Cambio: Desarrollo de un plan de gestión del cambio para facilitar una transición sin problemas.
• Elección de la Solución Tecnológica: Selección de la solución tecnológica más adecuada y del proveedor adecuado.
• Calendario y Presupuesto: Definición de un calendario y presupuesto aproximado para la implantación.
• Retorno de la Inversión: Evaluación de los parámetros clave para el seguimiento del proyecto y análisis de sensibilidad.
• Implantación del ERP: Seguimiento y control estricto de los objetivos y elementos críticos para garantizar la rentabilidad del proyecto.

Las ventajas de la implantación del ERP incluyen un mejor control de operaciones, eficiencia administrativa, aumento de la productividad, mejor servicio al cliente y ahorro en costos operativos. Sin embargo, el proceso de implementación puede ser largo, costoso y difícil, y puede requerir adaptaciones significativas en los procesos de la empresa.

En cuanto al enfoque metodológico para la selección del ERP, se dividen en varias fases, que incluyen el análisis de la situación actual, análisis de requisitos, identificación de alternativas, selección de alternativas y planificación de la implantación. Además, se proporcionan parámetros generales y específicos para la elección del ERP y la evaluación del implantador. Estos parámetros incluyen capacidad de adaptación, facilidad de uso, experiencia en el sector, estabilidad financiera y metodología de implantación, entre otros.

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