Transporte por Mercancías: Organización y Compras y Dirección de Materiales.
Debes conocer los siguientes conocimientos dentro del Transporte por Mercancías.
Formas de Organizar la Función de Compras en el Transporte por Mercancías.
El departamento de compras es el encargado de comprar todo lo que la empresa necesita para funcionar bien y alcanzar sus metas. Pero no trabaja solo: debe coordinarse con otros departamentos para saber cuánto dinero hay, qué materias primas se necesitan, cómo están los almacenes y qué se espera vender.
-¿Cómo trabaja el departamento de compras?
1. Organización:
Primero, se organiza el equipo de compras y se alinean con las necesidades de la empresa. Es clave contar con profesionales con experiencia y medir cómo trabajan para asegurarse de que se adaptan a los cambios del mercado. También se recomienda que el equipo se forme constantemente, tenga objetivos claros y fomente la innovación.
2. Gestión:
Cuando ya está todo organizado, toca hacer las compras buscando el mejor balance entre precio, calidad, cantidad y servicio. No siempre gana el precio más bajo; muchas empresas valoran la calidad y una buena relación con sus proveedores, que debe ser ganar-ganar para ambos. También es mejor contar con proveedores propios para ahorrar tiempo y dinero.
3. Control:
Las compras implican gastar dinero, así que es muy importante controlar bien lo que se compra y cuánto hay en stock. Además, se deben registrar y evaluar todas las compras para mejorar en el futuro usando indicadores de rendimiento (KPI).
-¿Cómo se organizan las compras?
Hay dos formas principales:
- Compras centralizadas:
Varios departamentos o empresas compran juntos. Así consiguen mejores precios, procesos más baratos y productos uniformes. Pero tienen menos flexibilidad y a veces no cubren necesidades específicas. - Compras descentralizadas:
Cada departamento o unidad compra por su cuenta. Esto permite responder rápido, conocer bien a los proveedores locales y ajustar las compras a necesidades específicas. Pero pierden descuentos por volumen, es más costoso y se necesita más personal.
Dirección de Compras y Unidades Organizativas para el Transportista.
-Requisitos para establecer la Dirección de Compras en una empresa
- Contar con compradores experimentados:
Si no se tiene, contratar asesores externos que sepan negociar, estudiar mercados y manejar contratos. Los compradores deben estar actualizados y saber coordinarse con otros departamentos para gestionar todo el proceso de compras. - Comunicar los objetivos:
Los objetivos de compras deben ser aprobados por la Dirección General y alinearse con toda la empresa. Además, se recomienda que los responsables de otros departamentos tengan parte de su salario ligado a cumplir objetivos de reducción de costes. - Analizar el gasto:
Identificar cuáles compras son estratégicas para enfocar esfuerzos en estudiar el mercado, seleccionar proveedores y negociar, buscando reducir costes. - Identificar necesidades internas:
Definir claramente qué se necesita, cuánto, cuándo, cómo se pagará, especificaciones técnicas y presupuesto antes de pedir ofertas. - Conocer el mercado:
Investigar continuamente para encontrar mejores opciones y proveedores confiables. Para compras importantes, contar con al menos tres proveedores y justificar precios en servicios especializados. - Desarrollar proveedores:
Aplicar modelos como “Lean Manufacturing” para maximizar valor con mínimos recursos. - Canales para sugerencias:
Crear espacios (como un tablón web) para que proveedores propongan mejoras o preofertas. - Colaborar en la planificación estratégica:
Usar metodologías como “Balanced Scorecard” para coordinar objetivos y medir resultados, usando plataformas digitales para mejorar eficiencia. - Supervisar precios:
Asegurarse de que se cumplan los precios, plazos y calidad pactados para satisfacción del usuario interno. - Crear Comité de Eficiencia:
Un grupo que tome decisiones en conjunto, fomente el trabajo en equipo, mejore la función de compras y busque ahorros.
-Estructura básica del Departamento de Compras
- Director: Responsable general y de la eficiencia del departamento.
- Subdirector: Segundo al mando, ejecuta órdenes y ayuda en la gestión diaria.
- Compradores Mayores: Deciden qué y cuánto comprar para evitar exceso de stock y predecir demanda. Informan al subdirector.
- Compradores Asistentes: Controlan inventario, analizan tendencias y evalúan proveedores. Reportan a los compradores mayores.
- Personal de Apoyo: Realizan tareas administrativas y ayudan al equipo. Pueden ascender a comprador.
-Programación y control de producción:
Proceso jerárquico que integra objetivos estratégicos, tácticos y operativos para planificar y controlar la producción en fases: pronósticos, planificación a largo plazo, planificación agregada, programación maestra y ejecución/control.
-Almacén de pedidos:
Área clave en logística para preparar pedidos, donde se optimizan diseño, recorrido (picking), costes, precisión y eficiencia para reducir gastos y errores.
-Departamento de compras:
Gestiona la adquisición de materiales y servicios, asegura calidad, controla costos, evalúa proveedores y fomenta innovación, colaborando con otros departamentos.
-Departamento de tráfico:
Se encarga de contratar y gestionar transporte, planificar rutas, asignar vehículos y supervisar la flota y personal para garantizar un servicio eficiente.
-Distribución:
Logística que asegura que los productos lleguen al cliente en tiempo, forma y cantidad adecuada, gestionando recepción, almacenamiento, embalaje, transporte y entrega.
Evolución de la Gestión de Compras en el Transporte por Mercancías.
La función de compras ha evolucionado de solo abastecer a ser estratégica, enfocándose en innovación y colaboración con proveedores. Esto genera más valor, rentabilidad, reduce costos y riesgos, y mejora el impacto en el cliente.
Actualmente, compras:
- Tiene un rol clave con visión global de la empresa.
- Controla la variabilidad de precios con estrategias de gestión de riesgos.
- Promueve compras sostenibles por presión social y gubernamental.
- Optimiza costos en toda la cadena y procesos internos.
- Fomenta colaboración estrecha con proveedores para mejorar condiciones e innovación.
- Actúa como agente innovador impulsando la reingeniería de valor, que busca mejorar productos y reducir costos manteniendo calidad.
Procedimientos Básicos de Actuación para un Transportista.
Fases del ciclo de compra:
- Determinación de necesidades:
El departamento usuario identifica la necesidad y envía una requisición de compra con detalles claros (producto, cantidad, especificaciones, plazos, etc.) al área de compras. - Selección de proveedores:
Compras busca proveedores internos o externos, prepara y envía la oferta, recibe y compara propuestas, y un comité decide el proveedor adecuado. Se negocia y firma el contrato con cláusulas claras. - Emisión y seguimiento del pedido:
Compras emite la orden de compra a proveedores y departamentos relacionados, controla el cumplimiento y asegura la provisión de fondos para el pago. - Recepción e inspección del pedido:
El almacén recibe el pedido y albarán, que se revisa para facturación y pago. Se realiza inspección y control de calidad. El proceso concluye cuando el departamento usuario confirma conformidad con el pedido.
El Sistema de Información de Compras en el Transporte por Mercancías.
–Sistema de información: conjunto de elementos (hardware, software, datos, procedimientos, usuarios y retroalimentación) que mejora la competitividad de una organización facilitando la toma de decisiones con información de calidad y satisfacción del usuario.
–Sistemas ERP: software que automatiza y optimiza procesos empresariales (planificación, contabilidad, compras, producción, ventas, etc.), mejorando la eficiencia, integración de datos y toma de decisiones.
–Ventajas de ERP: integración centralizada, acceso remoto, gestión simultánea de procesos, reducción de costes y mejor control.
Inconvenientes: implementación compleja y costosa.
–Papel clave del director de compras: lidera la selección y uso del ERP para mejorar la cadena de suministro, con apoyo del director financiero y general.
–Beneficios del ERP en compras:
- Detecta necesidades y controla inventarios.
- Centraliza acuerdos y control de costes.
- Facilita decisiones sobre qué, cómo y cuándo comprar.
- Verifica pedidos y facturas según normativa.
- Facilita el trabajo colaborativo del equipo de compras.
Puntos de Interés en el Transporte por Mercancías.
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